La Gestione dei Documenti in Azienda

In questo periodo di congiuntura economica sono di fondamentale importanza la redditività, la produttività, il turn-over dei clienti, mantenere alto il livello competitivo e contenere i costi. Moltissime aziende per questi motivi hanno selezionato numerose aree funzionali su cui esercitare il controllo dei costi per aumentare la produttività e i profitti. Le aree aziendali maggiormente interessate a questo cambiamento sono, per esempio, quelle dedicate a: risorse umane, acquisti, assistenza al cliente, produzione, amministrazione e finanza, logistica, impianti e informatica.

Per assicurare un alto livello qualitativo, migliorare l'efficienza e contenere i costi le aziende adottano sempre più spesso soluzioni che spaziano dalla riorganizzazione dei processi e della tecnologia fino a comprendere varie forme di outsourcing.

La questione è: come fare per affrontare queste sfide?
Sicuramente è da evitare il "fai da te" improvvisandosi esperti, ma affidarsi a ditte come la nostra che ha competenze, frutto di esperienza, specializzazione e investimenti per ottimizzare le infrastrutture e i processi documentali della vostra azienda.

L'INNOVAZIONE TECNOLOGICA è una priorità sia a livello nazionale sia a livello europeo. Fenomeni socio-economici come la globalizzazione, l'euro, la Cina determinano crescenti difficoltà nel mantenere indicatori e posizioni essenziali quali il livello del commercio estero, il tasso di produzione industriale e le nostre prospettive socio-economiche tanto che tutti i leader istituzionali, politici, economici e industriali sottolineano il ruolo centrale dell'innovazione nelle strategie mirate al recupero di competitività dell'Italia.

Nelle aziende due elementi sono determinanti nel recupero della competitività, perché possono agevolare l'innovazione: le risorse umane e la tecnologia informatica.

Il capitale dell'azienda è composto per il 50% da risorse finanziarie e per l'altro 50% da risorse umane. Per sostenere le aziende nei periodi di crisi, normalmente si aumentano le risorse finanziarie, trascurando le risorse umane, che vengono erroneamente considerate solamente un costo. Si effettua un vero aumento di capitale, invece, anche quando la componente umana dell'azienda viene valorizzata. Per valorizzare le persone bisogna per prima cosa eliminare tutte quelle attività noiose e ripetitive, che le distolgono dalla loro attività primaria, concettuale, creativa, più stimolante, che permette loro di esprimere il vero valore aggiunto, che poi alla fine diventa il valore dell'azienda.

Anche la tecnologia informatica che troppo spesso viene erroneamente considerata un costo, anziché il fattore abilitante della valorizzazione delle risorse umane, ed del miglioramento dell'efficienza, e produttività aiuta l'azienda in tutti i processi di business.

La gestione documentale è un elemento determinante per il successo di un'azienda: la tecnologia permette di creare documenti in formato digitale, oppure di trasformare i documenti tradizionali in formato elettronico. Con le tecnologie appropriate, è possibile ottimizzare l'infrastruttura e conseguentemente i processi documentali, con il risultato di abbattere i costi, relativi alla generazione, all'archiviazione e alla gestione di fatture, pratiche, certificati, ordini, ecc ..., cioè di tutti i documenti necessari all'attività d'impresa. L'ottimizzazione dei processi, inoltre, elimina tutte quelle attività ripetitive e noiose che sminuiscono il valore delle risorse umane, e quindi dell'azienda.

Una recente ricerca dimostra che in Italia ogni anno vengono stampate circa 110 miliardi di pagine di cui il 15% non vengono utilizzate perché lasciate nella stampante, fotocopiatrice o direttamente cestinate. Le aziende sostengono un costo che varia tra 1% e il 3% del fatturato.

Risulta evidente come l'acquisizione di una soluzione di gestione documentale, che gestisce in modo ottimale i flussi documentali, attraverso applicazioni verticali gli input ricevuti tramite carta, fax, email, ecc. sia uno strumento di efficienza e di risparmio.

Limitando il numero di stampe su carta alle reali esigenze, si possono eliminare gli archivi cartacei e integrare al massimo le procedure amministrative con i sistemi gestionali in adozione presso l’azienda, abbattendo così i volumi di stampa e i relativi costi.

L’archiviazione di documenti in formato elettronico permette di risparmiare sugli spazi destinati agli archivi cartacei e sui tempi di ricerca e consultazione, ma soprattutto permette di risparmiare sui costi legati ai volumi di stampa e alle risorse dedicate alla gestione dei documenti.

Non possono essere sottovalutate, inoltre, le problematiche relative alla sua sicurezza; come dimostra una recente ricerca, in ambito livello europeo, la maggior parte delle aziende, nonostante la spinta normativa, non ha ancora adottato policy idonee per la salvaguardia del patrimonio aziendale e, in particolare, per la protezione dei documenti cartacei che contengono dati sensibili: quasi il 70% dei documenti lasciati dai dipendenti nella stampante contengono informazioni riservate o confidenziali, esposte a letture o copie non autorizzate.

La soluzione QUADRO permette di proteggere la conoscenza aziendale in “fascicoli elettronici” attraverso l’impiego di indici, chiavi di ricerca o voci di testo; i file sono strutturati in forma di record collegati a fonti informative non strutturate (bitmap). E' possibile, inoltre, arricchire il documento trattato con immagini scansite, contenuti multimediali, messaggi di posta elettronica o spool di stampa.

Per ottimizzare la gestione documentale, è necessaria una visione d'insieme del dipartimento o dell'intera azienda; poi progettare le modifiche e implementarle poco alla volta in modo graduale.

Senza una visione d'insieme, nelle aziende cresce in modo disorganizzato il numero di stampanti, fotocopiatrici, fax e scanner senza una valutazione corretta della ubicazione e della vera necessità degli utenti. In questa maniera i costi di gestione sostenuti aumentano senza controllo perché non conosciuti e quindi non gestiti, non si riesce a gestire gli sprechi, cioè le stampe inutili, e la sicurezza, cioè le pagine contenenti informazioni sensibili dimenticate nelle stampanti o nei fotocopiatrici.

La nostra metodologia di lavoro prevede un'analisi delle specifiche, che permette di valutare con attenzione le esigenze del dipartimento o dell'azienda. Effettuiamo poi uno studio di fattibilità, un rapporto tecnico ed un'attenta stima dei costi di gestione poi viene stilato il progetto di come deve essere modificata l'infrastruttura per ottimizzare i costi di gestione ed utilizzo, l'efficienza, l'efficacia e la produttività. Si procede quindi alla implementazione del sistema di miglioramento, con test e messa in produzione tenendo sempre presente il ritorno dell'investimento in termini di tempi e costi.

il primo obiettivo: la riduzione dei costi di produzione dei documenti. Per raggiungere questo obiettivo è necessario ottimizzare l'infrastruttura documentale, per gestirla in modo adeguato, semplice, con bassi costi, e per mantenere costante il livello di ottimizzazione che permette di avere sempre sotto controllo i costi.

il secondo obiettivo: ottimizzazione dei processi documentali. Per farlo, bisogna individuare tutte le stampe inutili e gli sprechi, per eliminarli. Si deve quindi procedere ad analizzare uno alla volta i vari flussi documentali e studiarne l'ottimizzazione. Il raggiungimento di questo obiettivo permette la riduzione delle stampe a quelle solo necessarie, con notevoli guadagni in termini di velocità dei processi.

L'ottimizzazione dell'infrastruttura prevede l'inserimento di dispositivi hardware (ServerDoc), software (Quadro – Archiviazione Elettronica) e la presenza della modulistica elettronica.

La modulistica elettronica permette di generare documenti aziendali direttamente in elettronico, e elimina i costi legati alla carta prestampata.

I dispositivi hardware e software permettono di acquisire i fax e le pratiche cartacee direttamente in digitale, eliminando gli sprechi di stampe da produrre e archiviare. E' possibile poi, interagire direttamente con il workflow e il sistema informativo dell'azienda.

La strategia di produzione documentale più efficace è .... stampare meno!

Non lasciate che la carta vi sommerga. Con una visione che va oltre la vendita di una semplice stampante DVFConsulting vi aiuta a stampare di meno e a risparmiare di più!

I nostri servizi e i nostri prodotti possono permettervi di raggiungere risparmi fino al 20% dei costi di stampa, grazie a una produzione documentale più intelligente, al trasferimento più rapido delle informazioni e ad una gestione più efficiente dei costi.

La nostra strategia: 'STAMPA-GESTIONE-DISTRIBUZIONE', si traduce in una SUITE che consente di migliorare i processi documentali a qualsiasi livello.

DVFConsulting offre la propria esperienza per sviluppare la più corretta strategia di stampa personalizzandola sulle vostre reali esigenze aziendali, sia per fornire la soluzione più produttiva ed efficiente sia per aggiungere valore al vostro business.

DVFConsulting offre inoltre il Servizio di gestione del parco macchine.

Concentratevi sulla vostra azienda e consentite a un partner esperto di massimizzare il rendimento dei vostri investimenti.

"DVF DOCUMENT SOLUTION", è una suite modulare concepita per ridurre al minimo i costi e la inefficienza dei processi cartacei manuali, costosi e lenti.

- un'applicazione flessibile per la distribuzione dei documenti, che consente agli utenti, da un'unica postazione (dispositivo Multifunzione o PC), di effettuare scansioni, fax, copie, stampe, e-mail o archiviazioni;

- una soluzione per la modulistica elettronica che permette di stampare o distribuire i documenti in maniera elettronica. Gestisce i dati di tipo testo provenienti da spool di stampa AS/400 o da sistemi ERP trasformandoli in documenti elettronici (es.PDF) completi e professionali.

- un'applicazione software personalizzabile per soluzioni di archiviazione documentale e stampa a richiesta, che automatizza l'archiviazione, l'estrazione, la distribuzione e la stampa di documenti da un server centrale.

La Suite permette di creare flussi documentali ottimizzati e automatici, integrandosi al sistema informativo già esistente.